物业公司合同管理细则.docx
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1、中建壹品物业公司合同管理细则1 总则1.1 目的为规范和推进公司的合同管理工作,保证合同的签订与履行及在法律 上的安全与有效,规避企业法律风险。1.2 范围规定合同的谈判、评审、签订、授权、交底、归档等全过程的管理内 容和要求,适用于公司各类合同的管理。2 合同管理范围与类别2.1 合同管理的范围包括生产、经营、管理活动中形成的各类合同,包括:2.1.1 需政府备案的前期物业服务协议;2.1.2 与甲方签订的各类委托合同,如营销中心物业服务合同、特约服务合同等。2.2 分包服务合同2.2.1 采购类包括需维修保养的设备采购及不需维修保养的办公用品、维修物料、安全管理物资、环境物资、低值易耗品等
2、的采购合同。2.2.2 分包类:包括秩序维护分包、保洁分包、绿化分包、有害生物防治分包、垃圾清运合同、绿化养护合同、绿植租摆合同、清掏疏通合同、 电梯维修保养、空调设备、机电保养、外墙清洗合同等。2.2.3 应急类:突发的公共设施设备维修合同、公共设施设备升级改造类合同等。2.2.4 社区运营类:包括各类战略合作协议、对外广告宣传、家装合作协议、场地服务合同等。2.2.5 其他合同:包括员工宿舍房屋租赁合同、招聘平台使用合同、员工外部培训合同、信息化服务协议、客户活动协议、物业管理协会入会协 议等。3 合同管理机构及其职责3.1 合同归口管理部门及其职责商务合约部是合同归口管理部门,负责合同的
3、管理,组织评审项目(部 门)报批的合同,指导监督项目(部门)的合同管理工作。具体职责1 / 14如下:3.1.1 贯彻落实合同管理制度,建立完善公司合同管理制度体系;3.1.2 组织制定和完善公司合同示范文本;3.1.3 组织或参与重大合同的起草、洽谈、签署工作;3.1.4 开展合同文件的法律评审,提供法律风险防范意见;3.1.5 保管和使用公司的合同专用章;3.1.6 负责组织合同管理人员的培训;3.1.7 处理因合同纠纷引起的诉讼(包括仲裁)案件,参与处理非诉讼合同纠纷;3.1.8 宣传贯彻国家有关法律法规。3.2 合同业务相关部门及其职责3.2.1 合同业务相关部门是指本部门业务与合同主
4、要内容相关的部门。3.2.2 合同业务相关部门的职责3.2.2.1 参与合同评审、审核,就合同与本部门业务相关的内容提出评审意见;3.2.2.2 参与对合同履行的指导、监督。3.2.3 合同业务相关部门管理范围3.2.3.1 市场部:前期物业服务协议(除续签外),市场部外拓承接的服务合同。3.2.3.2 品质部:1)收入类:与甲方签订的各类委托合同,如前期物业服务协议(续签类)、营销中心物业服务合同、特约服务合同等;2)支出类: 包括保洁分包、绿化分包、有害生物防治分包、垃圾清运合同、绿化 养护合同、绿植租摆合同、清掏疏通合同、外墙清洗合同等。3.2.3.3 办公室:采购类以及房屋租赁类。3.
5、2.3.4 工程管理部:秩序维护分包、空调设备、机电保养、电梯保养、消防设施设备保养、突发的公共设施设备维修合同、公共设施设备升级改 造类合同等。3.2.3.5 社区运营中心:包括各类战略合作协议、对外广告宣传、家装公装合作协议、场地特约服务合同等。3.2.3.6 人力资源部:招聘平台使用合同、员工培训合同等。3.2.3.7 财务部:参与所有合同评审。3.3 合同发起项目(部门)及其职责2 / 143.3.1 合同发起项目(部门)是指合同评审签约履约相关业务具体经办的项目(部门)。3.3.2 合同发起项目(部门)的职责3.3.2.1 办理合同的起草、谈判、评审、签订;3.3.2.2 履行合同义
6、务,行使合同权利;3.3.2.3 收集、记录、整理、保存与合同履行有关的资料,并负责归档;3.3.2.4 接受合同归口管理部门对合同履行情况的指导、监督、检查和考核。3.4 合同管理员及其变更3.4.1 各项目(部门)均应配置一名合同管理员负责合同管理工作,其定位为本项目(部门)合同管理工作的具体经办和固定联络人员。3.4.2 合同管理员的职责3.4.2.1 组织开展合同起草、谈判、评审、归档等合同管理工作;3.4.2.2 跟踪本业务系统范围内已签合同的履约情况,及时向合同归口管理部门报送合同履约风险情况;3.4.2.3 具体开展合同台账和资料管理;3.4.2.4 对接合同归口管理部门,接受合
7、同管理检查;3.4.2.5 及时总结合同管理经验教训并提出合理化建议;3.4.2.6 学习宣传国家有关法律、法规及政策,参加合同管理员培训,指导、规范本项目(部门)合同管理工作;3.4.2.7 其他合同管理的相关工作。3.4.3 合同管理员变更的,应在变更后 3 个工作日内报合同归口管理部门备案。4 合同示范文本4.1 合同示范文本的制定与修订4.1.1 商务合约部牵头组织示范文本的制定发布及修订升级工作。4.1.2 示范文本起草完成后, 由商务合约部发起评审,经相关部门评审及公司领导审批后,由商务合约部统一发布。4.1.3 示范文本发布后,商务合约部可根据适用情况及业务发展需要组织修订或更新
8、。4.1.4 对于公司合同范本尚未覆盖的合同类型,各项目(部门)应参考相似合同范本或通用条款示范文本起草合同;如有新增范本需求或文本修3 / 14订意见, 可向商务合约部反馈。4.2 示范文本应用规则4.2.1 已制定示范文本的,应优先使用示范文本签约。4.2.2 未制定示范文本的,应按照以下顺序选择合同文本:4.2.2.1 我方起草的合同文本;4.2.2.2 政府或行业协会推广使用的合同示范文本;4.2.2.3 公司已签署过的同类型合同文本;4.2.2.4 合同相对方提供的合同文本。4.2.3 采用示范文本的,除预留的填空和补充条款部分可供填写外,其他内容(包括附件)原则上不得擅自修改。填制
9、或补充的内容不得与范本 条款文意相违背,不得降低标准或删减条文。如因业务实际确需修改 部分范本条款的,发起合同评审流程时,应在签字意见中说明修改情 况。4.2.4 项目(部门) 自行拟稿合同文本,应具备甲乙双方信息、合同基本内容(合同事项、合同履约地点、合同起止时间、合同价税合计、价税 分离、付款方式、发票类型)、 甲乙双方权利义务、违约责任、争议 解决方式等。5 合同的谈判5.1 合同谈判由二人以上相关人员进行,不得一个人直接与对方谈判合同。6 合同评审6.1 合同评审步骤6.1.1 各类合同签订前,应当履行招议标或其他前置审批程序的,发起项目(部门)应完善相应审批手续。6.1.2 合同正式
10、文本盖章前必须履行评审、审批程序,根据合同签订事项不同,需求部门选用范本合同或草拟合同,在公司招采平台发起合同评 审流程,填写合同评审表单。6.1.3 合同评审会签完毕,商务合约部统一对合同进行编号,项目(部门)将评审完毕的合同发送供应商确认,签字盖章后,准备合同交底表以 及合同评审表单一并送至商务合约部进行盖章。6.1.4 合同盖章完毕后,项目(部门)在公司招采平台发起合同档案管理。6.2 合同评审要求6.2.1 合同需求项目(部门)在呈报合同评审前,需先走完以下流程4 / 146.2.1.1 请示报告。6.2.1.2 定标评审表(包含项目年度预算范围内新增供应商招标、合同到期对原供应商服务
11、或价格不满意的重新招标等)。6.2.1.3 分包服务供方续签业绩评定表(包含年度预算范围内分包服务合同原单位原价续签或涨价续签,涨价续签的涨幅需控制在 3%并提供相关涨 价支撑材料,如调研表等)。6.2.1.4 多种经营收入事项评定表(项目新增增值服务收入事项以及增值服务合同续签等)。6.2.2 评审人应在职责范围尽充分注意义务,对评审中发现的重大风险、错误、遗漏或不妥之处,评审人应当予以明确,并提出修改意见;评审 人可以向发起项目(部门)调查了解情况,核实、收集资料。6.2.3 评审意见用语应严谨规范,流转意见应明确记载 “ 同意”或 “不同意”字样。6.2.4 发起项目(部门)负责汇总落实
12、评审意见,并及时与评审部门沟通,对于评审部门提出的问题,应及时澄清或组织修改,并在流转意见中 对落实情况进行明确的书面反馈。6.2.5 节点评审时间应控制在 3 个工作日内,评审意见由流程节点人员本人签署,禁止代签。6.2.6 合同应在履行开始前完成合同评审,原则上禁止补签、倒签合同。如有上述情形发生,发起项目(部门)应提供情况说明并经项目(部门) 负责人签字后与合同评审材料一并报送。7 合同评审流程图7.1 额度内合同评审流程图(详见附件 1)。7.2 额度外合同评审流程图:适用于超物业公司授权的合同。(详见附件 2)。8 合同编号管理8.1 合同评审完成后, 由公司商务合约部统一进行编号,
13、各项目(部门)不得自行编号;公司商务合约部有权根据需要适时调整合同编号规则。8.2 合同编号原则8.2.1 公司总部各部门编号原则:GS+合同签订年份+合同顺号。8.2.2 各项目编号由 3 部分组成:项目拼音首字母简称+合同签订年份+合同顺号。8.2.3 合同签订年份即合同签订年份的阿拉伯数字,如 2022。5 / 148.2.4 合同顺号即根据该类合同签订先后顺序编流水号,从 “001”至 “999”止,列在该合同编码最后 3 位。若编码容量不能满足实际需求的,可 适当增加位数。9 合同用印管理9.1 印章管理9.1.1 公司商务合约部是合同专用章主管部门。9.1.2 非批量的一般合同在合
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