维保第三方引入指引.pdf
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1、世茂集团工程管理中心 世茂集团维保第三方引入指引 第 1 页 共计 12 页 世茂集团世茂集团地区公司地区公司工程职能工作守则工程职能工作守则 编号:编号:BZ-EM-PZ-021 世茂集团维保第三方引入指引世茂集团维保第三方引入指引(2020 年年)编编 制制 人人 万志敏万志敏 部 门 负 责 人部 门 负 责 人 闫继成闫继成 审审 批批 叶明杰叶明杰 实 行 日 期实 行 日 期 2020 年年 1 月月 世世 茂茂 集集 团团 工工 程程 管管 理理 中中 心心(内部资料,注意保密)(内部资料,注意保密)二二二二年年一一月月 世茂集团工程管理中心 世茂集团维保第三方引入指引 第 2
2、页 共计 12 页 世茂集团世茂集团地区公司地区公司工程职能工作守则工程职能工作守则 目目 录录 一、编制目的.3 二、适用范围.3 三、维保第三方单位储备.3 四、维保第三方工作范围.3 五、启用维保第三方流程.4 六、维保第三方维修线上审批.11 七、维保第三方启用过程监督.12 八、维保第三方启用追责机制.12 世茂集团工程管理中心 世茂集团维保第三方引入指引 第 3 页 共计 12 页 世茂集团世茂集团地区公司地区公司工程职能工作守则工程职能工作守则 一、一、编制目的编制目的 为了更好地推进项目正式交付后由业主、物业提出的维保工作,提高客户满意度,规范维保第三方引入机制及流程,保证项目
3、维保工作的正常进行,特编制本工作指引。二、二、适用范围适用范围 本指引适用于世茂集团各地区公司所有交付住宅、沿街商铺、SOHO 及酒店式公寓(非商业),但不包括纯商业项目。三、三、维保第三方单位储备维保第三方单位储备 3.1 储备要求:各地区公司根据管辖城市内项目的开发数量及业态等情况确定合适的维保第三方储备单位,同一城市超过二个项目时,需储备三家以上综合性维保单位、二家以上专业性维保单位;同一城市仅有一个项目时,需至少储备一家综合性维保单位、一家专业性维保单位。3.2 每年由地区公司根据项目发展情况,通过招标的方式集中签订三至五家第三方维保单位,采用固定单价合同,工程量按实统计。3.3 每年
4、根据维保评价可淘汰一至二家第三方维保单位。3.4 各项目在地区公司战略库中选择签订维保第三方维修合同。四、四、维保第三方工作范围维保第三方工作范围 项目正式交付后发生以下情况,应及时启动维保第三方快速处理客户报修,以减少客户投诉。4.1 责任单位不履行保修责任或存心拖延维修,具体维修响应及维修时间标准见下表:维修分类维修分类 维修范围维修范围 响应时间响应时间 维修时间维修时间 抢修 严重影响房屋使用功能(如水管爆裂、煤气泄漏、系统性电路故障等)30 分钟内 抵达现场 2 小时完成应急维修,减少损失 应急维修 影响房屋使用功能(如渗漏、设备故障等)2 小时内抵达到现场 8 小时完成应急维修 日
5、常维修 一般维修(墙面裂缝、门窗不灵活等)24 小时 工程师审核合理工期 4.2 责任单位不认真履行维修责任,发生同一部位相同问题两次以上的维修或责任单位不适合继续履行维修责任的维修。4.3 因维修责任暂不明确,相关单位相互推诿的维修;维修后由甲方判定责任人并由责任人摊分费用。4.4 责任单位不服从管理,使用不合格的材料或偷工减料及违反工程技术规范。世茂集团工程管理中心 世茂集团维保第三方引入指引 第 4 页 共计 12 页 世茂集团世茂集团地区公司地区公司工程职能工作守则工程职能工作守则 五、五、启用启用维保第三方流程维保第三方流程 重点注意事项:维保第三方维修单位启用,在项目正式交付之后。
6、交付前若原建单位不配合或项目需抢工等特殊情况,需要用到维保第三方施工单位资源,则由项目公司另行签订合同。严禁未通知维修责任单位或未按合同给予责任单位合理时限,就直接启用第三方维修单位。维修产生的相关费用将从责任方合同中扣除。如责任方合同尚未结算,则对责任方发起减账变更在其结算金额中扣除;如责任方合同已结算,则发起质保金扣款流程从其质保金中扣除。保修期内,因责任单位不积极履行保修义务造成维保中心迫不得已启用第三方进行施工的情况,属于非常态工作需求。当项目出现同一责任单位连续多次不积极履行保修义务的情况,应牵头与工程、成本对该单位进行约谈,必要情况下上报地区公司、集团,取消该单位下期招标资格。当责
7、任方保修金剩余可扣款额度低于 30%且存在扣款需求时,项目维保应及时向项目、地区公司相关职能进行预警。启用维保第三方具体操作流程图如下:现场信息员准备相关资料发起SAP工程变更指令SAP拆分工程量 必须具备如下材料:附件二:工程维修催告函及EMS凭证、附件三:维修方案、附件四:工程维修预算报价单、附件五:工程维修第三方启用告知函及EMS凭证、附件八:维修图片一览表(维修前照片)、附件十:1现场维修接报单或附件十:2公区维保报修单 无责维修情况下:不需要工程催告函及EMS凭证,替换为事项签报(会议纪要、K2、邮件)SAP工程变更指令:SAP采购管理-工程变更-新增物业类现场信息员点击SAP变更提
8、交流程SAP自动发起K2审批流项目工程负责人审批K2项目成本负责人审批K2项目负责人审批K2地区公司董事长审批K2K2K2流程结束流程结束地区工程负责人审批K2地区成本负责人审批K2K2审批流打印出来现场工程师签字附件六工程维修派工单现场工程师签字,项目维保负责人审核K2审批流、工程派工单发给第三方单位,通知第三方单位进场K2审批流加签项目维保负责人30万元法务对接人审批K2项目负责人审批K2地区工程负责人审批K230万元5万元5万元 世茂集团工程管理中心 世茂集团维保第三方引入指引 第 5 页 共计 12 页 世茂集团世茂集团地区公司地区公司工程职能工作守则工程职能工作守则 施工单位现场对接
9、人线下准备材料应准备材料包括:附件八:维修图片一览表(维修前中后照片)、附件九:工程维修完工及价款确认单、附件十:1现场维修接报单(业主签字)或附件十:2公区维保报修单。现场工程师、项目维保负责人、项目工程负责人签字现场信息员SAP中上传上述材料,点击完工确认项目工程负责人审批K2项目负责人审批K2成本部估算师提交SAP线上价款审批项目成本负责人审批K2项目工程负责人审批K2项目财务负责人审批K2项目负责人审批K2流程结束后抄送项目信息员项目信息员向施工单位发扣款单5万元地区工程负责人审批K2地区成本负责人审批K220万元地区总裁审批K2K2流程结束5万元 20万元 世茂集团工程管理中心 世茂
10、集团维保第三方引入指引 第 6 页 共计 12 页 世茂集团世茂集团地区公司地区公司工程职能工作守则工程职能工作守则 5.1 有责扣款 5.1.1 有责扣款启用维保第三方流程表 序号序号 操作步骤操作步骤 所需材料所需材料 表单模板表单模板 备注备注 1 电话录音通知施工单位维保授权委托人进场维修 附件一:电话录音通知维修说辞 附件一:电话录音通知维修说辞.docx 1、及时建立电话录音台账,便于后期公司审查;2 给责任单位发送维修催告函 附件二:工程维修催告函 附件二:工程维修催告函.docx 1、发起 K2 用章申请流程;2、函件盖章后要求责任单位维保授权委托人签收;3、如责任单位不签收,
11、发 EMS 快递(保存好快递签收记录及原始凭证);3 通知第三方进场勘查,进行预算报价 附件三:维修方案 附件四:工程维修预算报价单 附件三:维修方案.docx 附件四:工程维修预算报价单.xls 1、将第三方单位维修方案及预算报价报备成本预审核;4 给责任单位发送维修第三方启用告知函 附件五:工程维修第三方启用告知函 附件五:工程维修第三方启用告知函.docx 1、函告责任单位我司已启用第三方维修,暂预算费用及联带责任均由责任单位承担;2、SAP 系统-工程变更-新增物业类发起启用第三方维修审批流程;5 给第三方单位发送维修派工单 附件六:工程维修派工单 附件七:第三方维修台账 附件六:工程
12、维修派工单.docx 附件七:第三方维修台账.xlsx 1、审批流程通过后打印出纸质版,工程师签字,和附件六一起发给第三方。2、维保与第三方单位双方签字确认,保留凭证、并建立第三方维修台账;世茂集团工程管理中心 世茂集团维保第三方引入指引 第 7 页 共计 12 页 世茂集团世茂集团地区公司地区公司工程职能工作守则工程职能工作守则 6 第三方进场维修 附件八:维修图片一览表 附件八:维修图片一览表.xls 1、监督维修是否按既定维修方案实施;2、做好维修前、中、后照片存档,照片尽可能呈现维修现场;3、过程对实际产生的工作量进行记录;4、维修过程中,若发生费用超出预算报价,需提前报备成本对接人;
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