工程信息管理及存档制度.docx
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1、名称:和昌地产(集团)工程信息管理及存档制度版本:V1.0第 7页 共 7 页和昌地产(集团)工程信息管理及存档制度(H.0版) 编制:集团工程采购部 保密级别:公开阅读权限:和昌地产(集团)全员执行日期:2017年 3 月 10 日 编制部门工程采购部生效日期2017年3月10日制度编码HC-GC-25-V1.0总页数5页修订记录序号主要修订内容版本编码起草人生效日期1编制V1.0品质组2017年3月10日和昌地产(集团)工程信息管理及存档制度1.目的为了搭建工程系统信息共享平台,方便工程系统全员进行资料下载,同时也为了规范重要工程信息的传递和管理工作,保证信息传递的及时性与有效性,特制定本
2、制度。2.工程系统公共文件库使用说明2.1打开方式(1)集团总部网络:打开计算机,在地址框内输入10.1.1.8登录Outlook账号,依次打开文件夹hczb-工程采购部-工程系统(2)非集团总部网络:打开计算机,在地址框内输入ftp:/211.145.14.5登录Outlook账号,依次打开文件夹工程采购部-工程系统2.2文件库主要内容文件库包含“集团文件库”和“城市公司文件库”。2.2.1“集团文件库”主要内容为:集团下发的制度标准、国家规范图集、会议资料、第三方评估资料、培训学习资料等。2.2.2“城市公司文件库”主要内容为:各公司重要工程信息、地方规范图集、工程管理部下发的制度标准、会
3、议资料、项目资料、地方房地产相关政策、全装修及工业化专项、考察培训、优秀分享等。2.3管理办法2.3.1资料阅读:工程系统全员对“集团文件库”和各“城市公司文件库”均有阅读和下载权限。2.3.2资料上传与更新:“集团文件库”内容由集团工程采购部品质组负责填充与更新;“城市公司文件库”内容由各公司文件库管理员负责填充与更新,及重要工程信息存档(详见第3条)。各公司文件库管理员由工程管理部负责人及另一指定人员担任。 2.3.3集团工程采购部定期对“集团文件库”和各“城市公司文件库”更新状况进行监督检查。3.重要工程信息管理3.1重要工程信息包含 组织架构建立及调整 工程现场重大事件 待交付项目信息
4、 展示区信息 工程现场拉闸 月度报告3.2岗位职责(1)城市公司项目部:负责各类工程信息的收集、整理、编制、反馈及Outlook发送。(2)城市公司工程管理部:负责各类工程信息的收集、整理、编制、反馈及Outlook发送;负责项目部提交信息的汇总和审核;文件库管理员负责工程信息的收集存档。(3)集团工程采购部:负责本指引的制定、修订和解释;负责工程系统文件库的管理,监督城市公司存档状况。3.3存档方式各类信息以Outlook邮件形式的发件人、收件人、抄送人详见3.4条。各公司文件库管理员负责将邮件内容同步存档至本公司文件库中“重要工程信息”文件夹内,存档内容包含主题、日期、正文、附件。3.4实
5、施细则3.4.1组织架构建立及调整(1)定义:工程系统及合作方主要负责人的编制或职责权限发生调整。(2)信息范围内容:工程管理部、项目部经理级以上人员(包含经理),监理单位总监或总监代表,总包项目经理,主要分包项目经理发生职责权限变动或重大人事变动;内容包含原责任人、原职责范围、变动原因、新责任人、新职责范围等。(3)信息反馈时间:在变动发生24小时内及时反馈。(4)信息传递路径:由城市公司文件库管理员进行统计收集,并以outlook邮件形式发送项目部并抄送集团工程采购部,同时管理员进行存档。3.4.2工程现场重大事件(1) 发生以下影响较大事件的,项目部第一负责人应第一时间电话告知集团工程采
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