工程信息管理制度.docx
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1、工程信息管理制度制度编号:ZNZD-GC-ZD-06版号:V2020.0生效日期 :2020年1月 工程信息管理制度编 制:工程管理中心 日期:2020年1月审 核: 日期:2020年1月批 准: 日期:2020年1月版本修订记录序号修订日期修订内容修订人版本备注1. 目的1.1. 为了适应项目管理的需要,明确集团工程信息管理内容与要求,促进工程项目管理水平的提升。规范工程信息资料管理,做好工程各类信息的收集与整理工作,真实反映与记录工程管理的全过程,达到及时汇报、信息共享、资源共享的目的,并为项目管理提供真实详细的现场资料。2. 适用范围2.1. 适用于中南置地所有在建项目(含工程由中南置地
2、管理的合作项目)。3. 术语及定义3.1. 工程信息:涵盖工程施工(竣工)档案、工程内部管理交流、工程项目月度信息上报、项目重大事项、工程图纸等知识信息。3.2. 工程内部管理信息:反映项目工程部内部管理行为,且与项目有关的重要职能活动、具有利用价 值的信息。4. 职责与权限4.1. 工程管理中心:4.1.1. 负责制定并修改集团工程信息管理制度;4.2. 战区工程管理部:4.2.1. 负责上报项目建设周期内发生的各类重大紧急事项;4.2.2. 负责对工程信息管理工作进行定期检查,并跟踪落实整改;4.3. 项目工程部:4.3.1. 负责工程施工(竣工)档案的收集、维护、管理、验收与移交;4.3
3、.2. 负责工程内部管理信息的编制、收集、维护、管理与移交;4.3.3. 负责工程月度信息的编制、收集、上报;4.3.4. 负责竣工图的收集管理;4.3.5. 负责重大信息的管理。5. 信息管理内容:5.1. 工程信息管理总则5.1.1. 项目工程部需设专职内业工程师,负责项目的信息管理工作。5.1.2. 对于所有的项目工程信息资料均需按项目文件编码体系进行编码。编码原则参见工程项目部内业资料管理作业指引5.1.3. 项目工程部应建立一套高效简洁的文件流转程序, 对于所有接收与发放的文件,建立严格的登记制度。5.1.4. 工程信息应及时收集,并将信息准确、完整及时地传递给使用单位和人员。5.1
4、.5. 工程信息收集应随工程的进展进行,保证真实、准确、时效性,经有关负责人审核签字,及时归档。5.2. 工程信息管理流程5.2.1. 工程信息收集(1) 收集范围:凡是反映与工程有关的重要职能活动,且具有利用价值的各种载体的信息。(2) 收集时间:应按信息形成的先后顺序或工程完成情况及时收集。5.2.2. 工程信息处理(1) 工程信息接收a) 对于接收到的信息,由内业工程师负责接收确认,并根据文件类别填写“来文登记表”,登记后的文件呈交相关责任人审阅、批办或转批。b) 信息在进行处理和传递分发之前必须审查其有效性,如发现收到的文件和资料存在有效性问题,应立即与发放信息的单位联系,确保信息的有
5、效性。c) 文件信息均以复印件形式传递分发各相关部门,原件归档保存。必要时抄报工程管理中心。如文件信息必须以原件形式分发传递,需留有一份复印件归档保存。(2) 工程信息回执(回复)a) 各部门或相关责任人应按照职责要求,及时准确地对接收到的工程信息进行处理与反馈。b) 内业工程师负责工程信息回执工作的跟踪与追溯。(3) 工程信息发送发往外部的所有文件、信函、传真、会议纪要等均应使用统一文件格式与文件编码。经发件部门负责人、项目负责人签字批准,由内业工程师登记后统一发送、存档。5.2.3. 工程信息存储(1) 基本要求a) 项目工程部在开工前需对信息管理职责进行划分。b) 确保工程信息资料的原始
6、性与真实性,各施工单位、监理单位以及各部门都必须指定专人负责收集与整理。c) 项目工程信息的整理应按相关档案规定要求以及集团内业资料管理规定要求进行,确保分类科学、组卷合理。(2) 工程信息的归档a) 归档文件必须完整、成套、系统;必须记述和反映工程项目建设的全过程; 必须真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。b) 各单位以及部门完成本业务范围内的资料收集、整理,移交内业工程师进行分类、编号、整理、立卷、编目,经项目负责人审核后,由内业工程师负责存档。c) 对于电子文件,文件的形成部门(单位)应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向内业工程师移
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