论企业存货内部控制.doc
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1、摘 要 内部控制是现代企业管理的重要手段。尽管现在我国的内部控制体系有了一定的规模,但仍然存在许多弊端,随着相关内部控制的法律法规的出台,我国的内部控制体系会逐渐健全和完善。本文主要以存货为例来分析企业的内部控制,并按照“提出问题一分析问题解决问题”的模式来阐述存货的内部控制,分析当前我国企业存货管理中普遍存在的问题,并提出了相应的对策,给出了存货采购、销售、盘点等三个主要环节的工作程序。同时,本文就如何借鉴西方关于内部控制的先进经验完善我国的内部控制制度体系做了详细阐述。关键词 内部控制 存货 采购 销售 盘点AbstractThe internal control is the impor
2、tant means that is modern business administration. Though our country has certain scale of the internal control system now, there are a lot of drawbacks. With the relevant issue of laws and regulations that internal control, internal control system of our country can be sound, and perfect gradually.
3、 The author takes inventory as an example to analyze briefly that the internal control system of the enterprise. The author, according to the model Put Forward the Problem Analyze the Problem Solve the Problem, comes and explains the internal control of the inventory, and put forward the problem whi
4、ch the current inventory management exists in, had analyzed and put forward the corresponding countermeasure; the author analyses purchasing, selling, making an inventory, the three stages of the internal control of the inventory. At the same time, not only we refer to the internal control of the we
5、stern, but come and perfect the internal control system of our country. Keywords the Internal Control Inventory Purchasing Selling Making an Inventory目 录第1章 前言1第2章 内部控制理论概述22.1内部控制概念和发展历程22.2 COSO框架及要素22. 3我国内部控制的发展与现状32. 4内部控制的目的及其必要性4第3章 企业存货内部控制的现状及存在的问题63.1企业存货内部控制的现状63.2企业存货内部控制存在的问题8第4章 完善企业存货
6、内部控制的相关措施124.1建立与健全内部控制制度124. 2用现代的管理方法来加强存货物资控制124.3制定合理的存货周转流程134.4完善存货内部控制的具体措施164.5有效执行企业的内部控制制度21结论21参考文献22致谢23第1章 前言 人类社会各方面的活动均需要进行调节与控制,大至一个国家的社会活动及经济活动需要控制,小到一个企、事业单位的业务活动和收支情况同样也需要控制。从当代管理学角度解释,所谓内部控制即为指挥、操作、调节之意。任何单位都希望在一种有条不紊的高效率的方式下开展业务活动,提供可靠的财务信息和各项管理信息供自身和其他方面的使用,这就必须依赖良好的内部控制。随着中国市场
7、经济体制的建立和完善、政府经济调控力日臻成熟,我国企业成为市场竞争的主体,复杂多变的经济环境使企业内部控制环境也发生了根本性的变化,企业所面临的内部控制环境越来越复杂,内容越来越丰富,内部控制对企业的重要性也日趋增强。但是与国外的企业相比,我国企业的内部控制体系建设还刚刚起步,需要我们不断加强理论研究,从各个环节入手逐步加以完善。 存货不仅是流动资产的重要组成部分,在流动资产中所占比重一般在40%-60%之间,而且还是在生产制造及销售过程中创造价值和提高价值的基础物类;企业的存货还是反映企业生产经营、流动资金运作的晴雨表,也往往成为少数人用来调节利润,偷逃国家税费基金的调节器。因此,存货管理在
8、企业内部控制中的地位就不言而喻了。因此针对存货管理特点,如何运用内部控制理论,构建科学、合理的存货内部控制管理体系具有十分重要的现实意义。第2章 内部控制理论概述2.1内部控制概念和发展历程 内部控制通俗地讲指企业为了提高经营效率和充分有效地获取和使用各种资源,达到既定的管理目的等,而在其内部实施的各种制约和调节的组织、计划、方法和程序。 内部控制,是在内部牵制的基础上,由企业管理人员在经营管理实践中创造,并由审计人员总结而逐步完善的自我监督和自行调节体系,在其漫长的产生和发展过程中,大体经历了萌芽期、发展期、成熟期三个历史阶段。2.2 COSO框架及要素 1985年,美国注册会计师协会(AI
9、CPA)、美国会计学会(AAA)、国际内部审计师协会(IIA)、管理会计师协会(IMA)、财务经理协会(FEI)发起成立了一个民间组织“反对虚假财务报告委员会”,该委员会在调查中发现,在其研究样本中,将近50%的财务舞弊事件可以全部或部分归咎于内部控制失败。该委员会同时认为,应该建立一个统一的、可操作的内部控制框架。继而,五个发起组织成立了一个委员会,即COSO。COSO在1992年9月公布了内部控制综合性框架,在世界上首次提出一个系统的内部控制框架。 COSO将内部控制定义为:“内部控制是受石油企业董事会、管理层和其他职员共同作用,为实现经营效果性和效率性、财务报告的可靠性以及对适用的法律、
10、法规的遵循性等目标提供合理保证的一种过程。”较之于传统的内部控制概念,这一定义的发展在于将内部控制作为一种动态的过程而不仅是静态的制度来阐述。内部控制不应仅仅着眼于会计和财务报告,还应针对经营活动的效率、效果和遵循法律法规。这个广义的定义体现了现代意义上的全程和全面的控制理念。相应地,内部控制框架也被划分为五个内部控制要素,如:控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监控。2. 3我国内部控制的发展与现状 在我国,“内部控制”正式法规中首先有实际意义的实施为1986年财政部颁发的会计基础工作规范。中国注册会计师协会在其1997年实施了的独立审计具体准则第九号内部控制与审计风险中将内部控制定义
11、为“被审计单位为了保证业务活动的有效进行,保护资产的安全和完整,防止、发现、纠正错误和舞弊,保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的政策与程序”,这类似于美国AICPA提出的内部控制的定义。很明显,我国的内部控制制度的概念受西方的影响很大,财政部有意将有关文件限定在会计控制的范围内,也表明我国对其他内部控制及其与会计控制的关系的认识还不成熟。 近年来通过借鉴西方先进的内部控制理论,我国逐步制定和完善了一系列关于企业内控体系建设的法律法规。会计法是我国第一部体现内部控制要求的法律,作为会计法的配套法规之一,财政部于2001年6月,颁布了内部会计控制规范基本规范(试行)和内部会计控制规范货币资
12、金(试行),这是我国首次以专项法规的方式发布的专门涉及内控的规范性法律法规文件。因此,它是我国重视并加强单位内控体系建设工作的一个重要里程碑。同年12月,财政部又发布了内部会计控制规范采购与付款(试行)、内部会计控制规范销售与收款(试行)和内部会计控制规范工程项目(试行)三个征求意见稿。它们的发布,不仅标志着我国的会计法律法规体系日臻完善,而且意味着我国的内控工作也将逐渐驶入快车道。2. 4内部控制的目的及其必要性2.4.1内部控制的目的 因为我们只有全面了解内部控制,才能更好地达到分析、加强内部控制制度的目标,所以我们必须了解内部控制的目的。 内部控制的目的是指内部控制想要达到的目的,大致有
13、下列目的: (1)保护企业资产的安全、完整及对资产的有效使用; (2)保证会计信息及其他各种管理信息的存在、可靠和及时提供; (3)保证企业制定的各项管理方针、制度和措施的贯彻执行; (4)尽量压缩或控制成本、费用,减少不必要的成本、费用,以求企业更大地达到盈利的目的;(5)预防和控制且尽早尽快查明各种错误或舞弊,以便及时、准确地制定和采取纠正措施; (6)保证企业各项生产和经营活动有秩序、高效率地进行; (7)保证坚决履行国家的各种法律义务。2.4.2内部控制的必要性 根据我国的国情和企事业单位的经营状况,在组织管理方面,建立适合的内部控制制度是十分必要的。(1)端正经营管理指导思想的需要
14、在我国企业、事业单位大的经营管理方面,对控制职能缺乏基本的了解,片面强调宽松和搞活,把增强企业活力与增强自控力、适应性对应起来,削弱了控制职能。要实现企业经济体制改革的基本目标,最主要的是加强内部控制管理,健全有效的内部控制。 (2)实现企业现代经营的需要 任何企业化的条件都和内部控制密切相关,都有控制的含义,离开了适当的控制,就无法完成企业化的经营目标。 (3)现代化管理的需要 内部控制是实现现代化管理的客观要求和可靠保证。经济责任不能包括内部控制的全部内容,只是内部控制的一项制度,只有全面强化内部控制,才能保证责任制的真正落实。 (4)纠正不正当行为的需要 内部控制对于及时发现和纠正单位背
15、离目标、计划及各种法规等不正当行为有其特殊作用。因此,在我国各单位内部实施健全的内部控制,同样是处于纠正不正当行为的需要。此外,实行内部控制还是使用现代审计方法的需要。评价内部控制制度以后,才能明确实质性测试的范围和内容。如没有健全的内部控制制度,基础审计就无法开展。第3章 企业存货内部控制的现状及存在的问题3.1企业存货内部控制的现状 存货,是指企业在日常生产经营过程中持有以备出售,或者仍然处在生产过程,或者在生产或提供劳务过程中将消耗的各种具有实物形态的流动资产,包括原材料、包装物、低值易耗品、委托加工材料、在产品、自制半成品、产成品等。 存货不仅是流动资产的重要组成部分,在流动资产中所占
16、比重一般在40%-60%之间,而且还是在生产制造及销售过程中创造价值和提高价值的基础物类;企业的存货还是反映企业生产经营、流动资金运作的晴雨表,也往往成为少数人用来调节利润,偷逃国家税费基金的调节器。因此,存货在企业中的地位就不言而喻了。 无论是在国有或国有占控股地位的企业还是在所有其他各类企业中,明确分工,落实责任,使各项物资从采购、验收、入库、付款等环节实施严格控制和监督,是非常重要的。现在发生的很多触目凉心的经济案件,有许多是由于内控失效和缺乏监督所造成的。在市场经济大潮的冲击下,缺乏透明度的采购过程,产生了“以权谋私、暗箱操作、弄虚作假、收受回扣、跑冒滴漏”等问题,导致企业采购商品质次
17、价高,资金使用效率降低。 企业在存货各个环节的作弊手段具体表现在以下几个方面: (1)采购成本弄虚作假,将买价与有关费用相混淆 我国很多企业将运杂费、合理损耗费用、入库前的挑选整理费用、应负担的税金等部分不列入采购成本,而将其直接计入当期损益;将一些不属于采购成本的项目,如采购人员的差旅费、有关人员的会务费、通讯器材和通讯费用等计入采购成本;对购货的折扣作虚假处理,折扣费用未抵扣有关物资的采购成本,而是作为企业的“小金库”,或是作为个人的隐性收入;对购入存货的增值税进项税额计算处理作假,发生采购退货时,有意将应冲销的“应交税金一应交增值税(进项税额)”的增值税退还款作为“应付账款”、“营业外收
18、入”、“其他业务收入”等,一方面多抵扣、少交税,另一方面虚增收入和利润。 (2)账外物资设“小金库” 这就是说将账内的一定比例的物资材料移到账外,置于企业的生产经营过程外,作为随时可以供自己调用的“物资蓄水池”。主要的做法有: 购进存货时作生产费用或作待摊费用,未使用就计入成本费用; 收回的边、角、余、废料不入账; 盘盈、捐赠的物资不入账; 自制材料不入账; 委托加工退回的余料不入账; 自用材料计入成本费用,假退料或退货不入账。 长此以往,积少成多、积小成大,账外物资“小金库”呈现滚雪球之势 (3)监守自盗、虚报损失 即指保管人员利用职务之便,涂改账目、盗窃财物,或者虚报和夸大损失,将报送材料
19、转移或私分;冒领或假造领料单或发料单,盗窃物资、转移出售;或盗窃财产物资,将所窃物资成本通过短斤少两、克扣打折等手法,打入正常领、发料业务之中。 (4)实施“调包计” 将采购或库存物资进行调换,以次等品换优等品,以廉价物品换贵重物资,以劣质商品换优质商品,以旧商品换新商品,以坏商品换好商品;有计划、有预谋地对不同商品进行串档串规,混淆不同型号、不同产地、不同价格的物资,偷梁换柱,瞒天过海,以达到其通过违法乱纪而达到的、用来满足个人私欲的目的。 (5)虚列盘盈、盘亏 隐藏盘盈,多报盘亏,或者按违法乱纪行为人的需要随意做账,如计入“营业外收支”、“其他业务收支”等,或将盘盈、盘亏与物资储备中发生的
20、非常损失或溢出金额相互冲销,不转出相应的“进项税额”,以增加增值税的抵扣数。 (6)应收账款太多 应收账款的形成,主要是与所销售产品本身的畅销程度、公司的技术实力、公司的管理水平、所选择的客户是否适当等因素也有很大关系,一般说来,销售收入越多应收账款越大。 由此看来,存货利用和保管程度的好坏,对企业财务状况的影响很大。因此,揭示存货业务中的漏洞,对保证国家和企业的财产安全有极其重要的意义。3.2企业存货内部控制存在的问题1、会计系统设计未充分考虑内部控制 由于存货的会计系统设计承袭了计划经济的陋习,会计资料过于简化。比如,从会计凭证看,强调印章,忽视签字;对货币资金支付缺少授权,付款凭据和支票
21、签发由一人保管,各种发票、收据格式几十年未有显著变化,相关内部控制不能体现。从收款方来看,发票、收据中很难找出收款的相关依据和收款方式;从付款方来看,也找不出付款的授权依据和付款方式,发票收据格式中没有审批付款的签字处,也未印制背书处,有些发票收据审批付款只有在原记录处签字,既无法辨认,又影响凭证的整洁。对记账凭证也采用几十年不变的印章控制方法,凭证下面只要求会计主管、出纳、记账、审核等人员签章,没有设置意见处理栏目,分不清前后次序,事后补签或不盖章的情形是无法辨清的;对会计凭证的装订,只考虑时间顺序,未考虑业务类型,各种业务混装到一起,不利于汇总和核对,特别是发票装订号码不连续,很难揭露出舞
22、弊和错误。再比如,从会计账簿看,重视分类账,忽视日记账和备查账,重视金额记载,忽视事由记载。分类账对系统地提供会计信息固然重要,但日记账和备查账更能连续的反映经济活动运行的轨迹,是实施内部控制不可缺少的。但很多单位从未设置采购、销售等日记账,有备查账业务的单位也没有设置相应的备查账,在明细账簿摘要栏中只记载“购入”、“发出”、“支付”等与账簿类型相重合的无实际意义的记录,在总账摘要栏中甚至只记载“本月发生”这样千篇一律的字样,毫无实际意义。在财务会计报告中,只重视报表的提供,对财务情况的分析和会计报表附注的编制也制定了相关的规定,但在现实中却不能依照会计制度来执行。2、内部控制评价缺乏具体的标
23、准和尺度 不同的经济单位应具备不同内部控制模式。大型企业人员分工较为细致,内部控制程序也严密;而中小型企业为了有效利用人力资源,内部控制程序就显得粗略一些。比如,对于大型单位和小规模单位的划分,若没有一个量化标准,难免会将一个大型企业当成小规模企业来看待。在业务处理程序上,若没有一个针对不同行业、不同业务的具体评价量化标准,也很难说清谁对谁错,谁合理谁不合理。同样是销售和收款业务,零售企业和批发企业、零售企业和工业企业其内部控制的方法和手段是不一样的;对网络式的营销方式,是集中办理收款,还是分散办理收款;对赊销商品应由哪一级授权批准;对采购业务,先付款后提货如何控制,或先提货后付款又该如何控制
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