基于excel的固定资产管理系统设计(1).doc

1、 摘 要基于Excel的固定资产管理系统设计，是利用Eexcel软件的数据录入功能加上运算公式简单快捷的进行数据的折旧管理而设计的一种实用型管理系统。系统最大的特点是通用性、简单操作性，适用于同行业以及一些同类型的后勤管理。此系统主要包括仓库管理、类型管理、用户管理、权限管理以及对各种资产、仓库和资产类型的增、删、改、查等功能。随着各公司资产的增多，基于Excel的固定资产管理系统的优势也越来越明显，同时也是一种使公司的管理工作更有条理，更方便，更有效率的管理系统软件。【关键词】Excel 固定资产 管理系统 ABSTRACTFixed assets management system bas

2、ed on Excel design, is the use or Excel software data entry functions plus formula of simple and quick data depreciation management and the design of a practical management system. System is the biggest characteristic is general and simple operation, suitable for Industry and some types of logistics

3、 management. This system mainly includes warehouse management, category management, user management, authority management and the various assets, warehouse and asset types increase, delete, change, search and other functions. With the increase of company assets, fixed assets management system based

4、on Excel advantage is more and more obvious, simultaneously also is one kind of make the management work more organized, more convenient, more efficient management system software. Key words Excel Fixed assets Management system前 言固定资产管理是财务管理中的重要组成部分，准确核算和计算固定资产对企业的生产经营具有重大的意义。因为固定资产折旧的金额大小直接影响到产品的价格

5、和企业的利润，同时，也会影响国家的税收。利用Excel创建固定资产卡片来代替传统的固定资产明细账，可避免会计人员从事繁重的手工劳动，从而加快数据的录入统计进程，也是一种高效可行的方式。制定一张固定资产卡片，其中包括以下固定资产管理的选项：编号、名称、原值、预计使用期限、预计残值、应提这就总额、月折旧额、启用日期、计提折旧期限、累计折旧、本月应提折旧额等，再利用Excel的数据计算公式录入数据进行简单快捷的计算。 第一章 固定资产折旧明细表设计第一节一、1、以Microsoft Excel一张图标的一行反映一项固定资产的所对应的资料，在Microsoft Excel中选定一张工作表，并命名为“固

6、定资产折旧明细表”，在该表上进行系统相应栏目的设计，如图1.1 图1.1 2、通过公式建立每一项固定资产之间的关联关系。表中的各个栏目之间都可以通过公式自动生成数据。具体栏目包括:“类别”、“编号”、“名称”、“原值”、“预计使用年限（年）”、“预计使用年限（月）”、“预计残值”、“月折旧额”、“应提折旧总额”、“累计折旧”、“净值”、“累计折旧”、“本月应提折旧”、“是否应提折旧”栏。3、为了方便区分，将“A1：E2”合并，输入“数据资料录入栏”，并以蓝色标出，表示“A到E列为数据资料录入列”，其他栏目的则为数据生成统计列。“M1”单元格设置为“本月应提折旧总额”，“M2”则为起数据的生成，

7、如图1.2所示。同时锁定F列，更一目了然，如图1.3所示。图1.2图1.34、在A-E列设置数据筛栏，方便数据的筛选、统计，如图1.4所示。图1.45、在数据生成栏，如果采取人工录入的方式则人工量太大，不利于统计操作，则通过公式自动生成，公式设置如图1.5、图1.6、图1.7、图1.8、图1.9、图1.10、图1.11所示。注意：本系统中，假定残值为原值的3%，固定则产折旧方法均采用直线折旧。在设计“累计折旧”和“本月应提折旧”时设置了IF函数。IF函数为条件函数，格式为“=假如（条件，符合条件的值，不符合条件的值）”。如图1.5所示，“累计折旧”的计算公式“=IF(K4F4,K4*I4,H4

8、)”，其为IF函数，执行结果为：“如果单元格K4F4，那么则输出K4*I4，相反，则输出H4”。表达的意思是：“如果计提折旧期数（月）小于预计使用期限（月），那么则输出计提折旧期数（月）与月折旧额的乘积，相反则输出应提折旧总额”。这是由查阅资料所了解到累计折旧的计算公式而决定。图1.5 相比起“累计折旧”计算公式的设计，“本月应提折旧总额”则更为复杂一些，如图1.6所示，其不仅仅是利用到了IF函数，还才用了函数嵌套的方法，如图1.6所示，“本月应提折旧总额”的计算公式为“=IF(O4=0,0,IF(K4F4,I4,H4-(F4-1)*I4)”。在这公示里面总共包括了两层函数。第一层为“=IF(

9、O4=0,0,(.)”，其意义为，如果“是否应提折旧”栏为0，则“本月应提折旧额”栏自动生成0，否则则执行下一层函数。（注：这里的“是否应提折旧”是需要通过人工判断的，在固定资产折旧里有的情况并不需要进行折旧，如固定资产的转让、卖出、报废等，都是不计算折旧的，则这种情况直接在是否应提折旧栏输入0。所以，进行是否应提折旧的判定，是有必要的，如果判定不折旧，那么就直接输出0，也就没必要再进行下一层函数的计算。第二层“IF(K4F4,I4,H4-(F4-1)*I4)”则跟累计折旧函数相差不大，执行结果为：“如果K4小于F4，则输出I4，否则输出H4-(F4-1)*I4“。其表达的意思为：如果“计提折

10、旧期数（月）”小于“预计使用期限（月）”，则输出“月折旧额”，否则，“计提折旧期数（月）”与“预计使用期限（月）”相同。输出最后一期折扣，那么本月折旧额采用倒减，即用“应提折旧总额”减去“已提折旧额”。不过一般情况下，不会出现后者这样的情况。图 1.6在设计“月折旧额”的计算公式时，还利用到了ROUND函数，ROUND函数的格式为：“ROUBD(计算公式，保留小数点后的位数)”，在该系统中，计算月折旧额的公式为“=ROUND(H4/F4,2)”，就是一个ROUND函数，其表示的含义是：“应提折旧总额”除以“预计使用期限（月）”，并对其结果保留两位小数。如图1.7所示。图 1.7其他数据录入栏的

11、计算公式如图1.8、图1.9、图1.10、图1.11所示。图1.8图1.9图1.10图1.11该四项包括：“预计使用期限（月）”、“预计残值”、“应提折旧总额”、“净值”的计算公式一目了然，这里就不做另外的说明。6、通过前面五部的设计，系统基本成型，但是生成数据的时候，每次通过下拉键来计算难免显得生硬。为了避免大量数据的录入，我们可以通过设计一个宏，来自动的计算该项目所有固定资产的“计提折旧期数（月）”，同时还可以编辑一个函数，来自动的填充记录公式，使数据自动加一，减少数据录入量。下面是针对该系统设计的一个宏：Sub 计提折旧() x = 3 Do While Not (IsEmpty(She

12、ets(固定资产折旧明细表).Cells(x, 1).Value) x = x + 1 Loop Range(F4:I4).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(4, 6), Cells(x - 1, 9), Type:=xlFillDefault Range(L4：N4).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(4, 12), Cells(x - 1, 14), Type:=xlFillDefault For t = 4 To x - 1 If Sheets(固定资产

13、折旧明细表).Cells(t, 15).Value = 1 Then Cells(t, 11) = Cells(t, 11) + 1 End If Next tEnd Sub为了操作方便，可以直接在系统当中的“固定资产折旧明细表“中设计一个按钮，指定该按钮为“计提折旧”宏，这样在操作的时候只需直接点击按钮，“计提折旧期数（月）“就自动加一，相应的累计折旧、本月应提折旧额、净值，都发生相应的变化，操作起来简单快捷，又一目了然，如图1.12所示。图 1.12该“计提折旧“宏表达的具体意思解释如下：x = 3 Do While Not (IsEmpty(Sheets(固定资产折旧明细表).Cells

14、(x, 1).Value) x = x + 1 Loop Range(F4:I4).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(4, 6), Cells(x - 1, 9), Type:=xlFillDefault Range(L4：N4).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(4, 12), Cells(x - 1, 14), Type:=xlFillDefault这10列所表达的意思是：圈出两个范围，从“固定资产折旧明细表“的第4行第6列起，到第x-1行第9列所对应的单

15、元格止，然后再从”固定资产折旧明细表“的第4行第12列起，到第x-1行第14列所对应的单元格止，这个范围内的数据自动生成加一。For t = 4 To x - 1 If Sheets(固定资产折旧明细表).Cells(t, 15).Value = 1 Then Cells(t, 11) = Cells(t, 11) + 1 End If Next t “计提折旧期数（月）”通过对固定资产是否折旧的判定之后，如果不折旧，那么对应的是否折旧栏为0，如果折旧的话，那么上面这个宏代码则表示：在第t行第13列也就是“计提折旧期数（月）”的第t行的上一个月的数额上自动加1。 第二章 封面的设计为了系统的美

16、观，以及方便，我们为系统添加一张封面，更为方面简捷的查找“固定资产折旧明细表”中所生成的数据，如图2.1所示：图 2.1如图中所示，封面主要包括：原值、累计折旧、本月应提折旧额、净值这四项数据。可以直接通过公式链接到“固定资产折旧明细表”中，如图中生产所用的固定资产的原值就可以通过公式“=固定资产折旧明细表!D4+固定资产折旧明细表!D6+固定资产折旧明细表!D7”来直接计算，同样，累计折旧也可以通过公式“=固定资产折旧明细表!L4+固定资产折旧明细表!L6+固定资产折旧明细表!L7”来计算。（其中“！”表示锁定某某单元格的意思）这样，“固定资产折旧明细表”中的数据就可以通过一个封面直接的表示

17、出来。在公司每月结算的时候，则可以直接打印出此封面来表达该月的折旧情况。第三章 系统说明的设计因为增添系统的创意，也为了操作者对该系统的了解熟悉，我还设计添加了一个“说明”表，如图3.1所示：图 3.1该说明首先强调该系统只适用于固定资产年限直线折旧法，具体的说明事项如下：1、在录入区将固定资产必须资料填写完整；2、在计算公式区不要轻意改动；3、每月计提时只需将封面的日期修改为当期即可；4、通过修改折旧所属期可查询当期折旧情况；5、折旧年限到期自动停止计提；6、由于数据存在四舍五入，到期固定资产残值略有偏差；7、本表更适用于中小企业；8、每月把折旧表打印作为记帐凭证附件备查。9、折旧情况，可以

18、通过封面一目了然的了解。通过添加该“说明”，充分备注出了此表所能够统计的范围，其优势劣势所在。降低了数据的录入错误率，使系统更为完善。第四章 系统应用示例下面举一个例子，来说明系统的具体操作，以及相应算法及宏代码的实现。图4.1如上图4.1，在“机械设备”、“办公用品”所对应的“计提折旧期数（月）”栏输入1和3，“是否应提折旧”栏输入1；在“其他”、“切割机”所对应的“计提折旧期数（月）”栏输入2和4，“是否应提折旧”栏输入0。点击“计提折旧”按钮数据则发生如图4.2所示的变化。图4.2图中应为机械设备及办公用品是判定为应提折旧的项目，在“是否应提折旧栏”是输入的1，那么相应的“计提折旧期数（月）”就会在之前的数值上加一，累计折旧、本月应提折旧、净值的数额也会发生相应的变化。而切割机和其他判定为不用折旧，那么计提折旧期数（月）不发生变化，累计折旧和净值不变，本月应提折旧栏为0。参考文献17