1、第第4 4章章 办公信息处理概述办公信息处理概述1本章节目录本章节目录4.1 办公信息系统概述办公信息系统概述 4.2 办公信息系统的组成办公信息系统的组成 4.3 通用办公应用软件通用办公应用软件 24.1 4.1 办公信息系统概述办公信息系统概述 办公信息处理是运用计算机技术、通信技术和自动化技术等来实现办公自动化的方法和手段。办公信息系统为办公信息处理提供了一个良好的平台，对规范业务流程、实时信息资源共享、提高现代化办公效率和质量具有重要意义。34.1.1 4.1.1 办公信息系统基本含义办公信息系统基本含义 1936年在美国首次提出办公自动化（Office Automation，OA）
2、的概念。20世纪70年代，美国麻省理工学院的MCZisman教授为办公自动化下了一个较为完整的定义。办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理方式难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。1985年，全国第一次办公自动化规划会议上的学者再次对办公自动化的含义进行了阐述。办公自动化是利用先进的科学技术，不断地使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，目的是尽可能充分地利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量，辅助决策，求取更好的经济效果，以达到既定目标。44
3、.1.1 4.1.1 办公信息系统基本含义办公信息系统基本含义 多样化的办公信息系统的共同处强调利用先进的、综合的科学技术和现代化的办公设备。强调办公人员和办公设备构成的人机信息系统。强调办公自动化的目的是提高办公效率、改进办公质量。54.1.2 4.1.2 办公信息系统的层次办公信息系统的层次 办公信息系统一般可分为事务处理型、信息管理型和决策支持型三个层次，根据三个功能层次形成了对应的系统。1事务处理型事务处理型3决策支持型决策支持型2信息管理型信息管理型64.1.3 4.1.3 办公信息系统的模式办公信息系统的模式 目前，办公活动有个人办公和群体办公两种模式。与之对应，办公信息系统技术可
4、以分为个人办公信息系统技术和群体办公信息系统技术两部分。1个人办公信息系统个人办公信息系统特指针对越来越频繁出现的跨单位、跨行业和跨地域的信息交流和业务交汇的协同化自动办公技术和系统。2群体办公信息系统群体办公信息系统个人办公信息系统主要指支持个人办公的计算机应用技术，这些技术包括文字处理、数据处理、电子报表处理以及图像处理技术等内容。74.1.4 4.1.4 办公信息系统的特点办公信息系统的特点 一般来说，办公信息系统具备以下特点：以计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学为支柱，是综合多种学科和技术的新学科；实现融合人、机器、信息资源三者为一体的人机信息系统，信息是加工的对象，机器是加工的
5、手段，人是加工过程的设计者、指挥者和成果的享用者。设备是重要条件，但人始终是决定因素；具有文字、数据、语音、图形、图像等信息的一体化处理功能。它包括信息采集、加工、传递、保存等基本环节，能将基于不同技术的办公设备（如计算机、传真机、电话机、打印机等）组合在一个系统中，使之具有综合信息处理的能力；以改善办公环境和条件、提高办公效率和质量为目的，是人们产生更高价值信息的一个辅助手段，能优质高效地处理办公信息和事务。84.1.5 4.1.5 实现办公信息系统的意义实现办公信息系统的意义 1实现办公活动的高效率、高质量2实现信息处理的大容量、智能化3实现办公过程的低成本、重环保4实现办公的便捷、即时9
6、4.2 4.2 办公信息系统的组成办公信息系统的组成 为更好的发挥办公信息系统的作用，借助先进的科学技术和设备及手段，统筹安排办公信息系统的各个要素，进一步提高办公效率和质量，从而适应信息量不断增大、办公事务日趋繁杂的需求。104.2.1 4.2.1 办公信息系统构成要素办公信息系统构成要素 1办公人员2办公信息4办公设备3办公制度与规程114.2.2 4.2.2 办公信息系统功能办公信息系统功能1事务处理型办公信息系统主要功能事务处理型办公信息系统主要功能（1）文字处理（2）个人日程安排（3）个人文件库处理（4）行文办理（5）邮件处理 （6）文档资料处理（7）快速印刷（8）编辑排版 （9）电
7、子报表（10）其他数据处理2信息管理型办公信息系统主要功能信息管理型办公信息系统主要功能（1）对基础数据进行严格的管理（2）确定信息处理过程的标准（3）高效低耗地完成日常事务处理业务（4）充分利用已有的资源3决策支持型办公信息系统主要功能决策支持型办公信息系统主要功能（1）主要担负辅助决策的任务（2）方法库（模型库）、知识库和专家系统（3）为决策者提供模型、案例或决策方法124.2.3 4.2.3 现代办公设备简介现代办公设备简介 实现办公信息系统要求具备现代化办公设备，现代办公设备类型主要包括信息复制设备、信息处理设备、信息传输设备、信息存储设备以及其他办公辅助设备。其中，信息复制设备包括复
8、印机、速印机、轻印刷系统等；信息处理设备包括计算机、移动终端、文字处理机、打印机、图形图像处理系统等；信息传输设备包括电话机、传真机以及计算机通信网络等；信息存储设备包括磁盘存储系统、光盘存储系统、微缩胶片系统和摄录像设备等；其他办公辅助设备主要是为了保证上述设备正常工作，包括稳压电源、不间断电源（UPS）、碎纸机和空气调节器等。134.3 4.3 通用办公应用软件通用办公应用软件 通用办公应用软件在办公中起了相当重要的作用，办公信息系统离不开办公软件，即所说的“信息处理软件”。通用办公软件主要包括文字处理、电子表格处理、商务图表、演示文稿等。为了方便用户维护大量的数据，办公软件包还提供了小型
9、的数据库管理系统，如Microsoft Office的Access。目前，最新的通用办公软件有中国金山公司的WPS、美国微软公司的Office。144.3.1 WPS Office 4.3.1 WPS Office WPS（Word Processing System）Office作为一款国产办公自动化软件，符合中国人处理文字的习惯，是一套功能强大的综合办公系统。1WPS Office的发展 2WPS Office的安装154.3.1 WPS Office4.3.1 WPS Office3WPS Office功能文字处理；电子表格；电子幻灯片制作；电子邮件；网页浏览；图片浏览功能。4WPS O
10、ffice特点兼容免费；体积小，安装、启动速度快；在线资源丰富；多种界面切换；“云”办公。16Microsoft Office Microsoft Office Microsoft Office是由美国微软公司为Microsoft Windows和Apple Macintosh操作系统开发的办公自动化软件，是目前较流行的办公系统。1Microsoft Office的发展2Microsoft Office的安装174.3.1 WPS Office4.3.1 WPS Office3Microsoft Office的组件及特点（1）Word 2010 Word是一种字处理软件，可使文档的创建、共享和
11、阅读变得更加容易。Word2010取消了传统的菜单操作方式，而代之于各种功能区；增强了 Navigation Pane 特性，同时也可在输入框中进行即时搜索，包含关键词的章节标题会高亮显示；增加了在线实时协作功能，进行在线编辑和互动。（2）Excel 2010Excel是一种电子表格处理软件，用来执行计算、分析信息以及可视化电子表格中的数据。Excel 2010 新增了 Sparklines 特性，可根据选择的数据直接在单元格内画出折线图、柱状图等，并配有 Sparklines 设计面板供自定义样式，量化数据的发展和趋势。184.3.1 WPS Office4.3.1 WPS Office3M
12、icrosoft Office的组件及特点(3)PowerPoint 2010PowerPoint是一种制作演示文稿的软件，可以编制文稿，并且以幻灯片的形式在计算机屏幕上演示，也可以通过投影在大屏幕上放映。PowerPoint 2010 除了新增更多幻灯片切换特效、图片处理特效之外，还增加了更多视频功能，用户可直接设定（调节）开始和终止时间剪辑视频，也可将视频嵌入文件中；可同时工作或联机发布演示文稿，并通过 Web 或 Smartphone 进行访问；协同工作、共享内容的功能增加了实时性，提高了效率。(4)Access 2010Access是一种关系型数据库管理软件。Access 2010中新
13、增的 Backstage 视图能够访问应用于整个数据库的所有命令或来自“文件”菜单的命令，功能区取代了旧版本中的菜单和工具栏，导航窗格取代并扩展了数据库窗口的功能，使工作变得更加轻松自如。194.3.1 WPS Office4.3.1 WPS Office3Microsoft Office的组件及特点(5)Visio 2010Visio 是便于用户对复杂信息、系统和流程进行可视化处理、分析和交流的图表制作软件。该软件能够将难以理解的复杂文本和表格转换为一目了然的Visio图表，通过创建与数据相关的Visio图表（而不是使用静态图片）来显示数据，这些图表易于刷新，并能显著提高工作效率。Visio
14、 2010能够让用户体验到更方便的创建图表、查找更多形状等新功能，还可以使用标注解释或描述图表中的形状。(6)InfoPath 2010 InfoPath是企业级搜集信息和制作表单的工具，将很多的界面控件集成在该工具中，为企业开发表单搜集系统提供了极大的方便，提供和数据库和Web服务之间的连接，可在线制作表单，表单中数据的填写直接存储到预先用SQL Server和Access进行设计的数据库中。InfoPath 2010可以让用户设计更为复杂的电子表单。204.3.1 WPS Office4.3.1 WPS Office3Microsoft Office的组件及特点(7)OneNote 201
15、0 OneNote是一种数字笔记本，为用户提供了一个收集笔记和信息的位置，将用户的想法和观点记录在电子笔记本中，用来搜集、组织、查找和共享笔记和信息。OneNote 2010通过共享笔记本可以使用户快速找到所需内容，有效地管理信息超载和协同工作，实现信息共享。(8)Outlook 2010 Outlook是邮件传输和协作客户端产品，可以用它来收发电子邮件、管理联系人信息、记日记、安排日程、分配任务。Outlook 2010可以更加便捷的多邮箱邮件管理、更加生动地创建电子邮件、在收件箱中直接接收语音邮件和传真等。214.3.1 WPS Office4.3.1 WPS Office3Microso
16、ft Office的组件及特点(9)Project 2010 Project是项目管理软件，不仅可以快速准确地创建项目计划，而且可以帮助项目负责人实现项目进度、成本控制、分析和预测，使项目工期大大缩短，资源得到有效利用，提高经济效益。Project 2010 对用户界面、命令菜单、协同操作等方面进行了更新，提供了一种功能强大且具有增强可视化性能的方式来有效管理各类项目。(10)Publisher 2010 Publisher是一种商务排版软件，它提供了比Word更强大的页面元素控制功能，但比起专业的页面布局软件来还略逊一筹。Publisher 2010提供了内容广泛的新工具，提高了出版物的质量和出版效率。22本章小结本章小结办公信息系统的含义。办公信息系统的层次、模式及特点。办公信息系统的构成要素和主要功能。常用现代办公设备的使用方法和技术指标。几种常用的办公信息处理软件。23本章习题本章习题1、简述实现办公信息系统的意义2、简述办公信息系统的组成与功能3、比较WPS Office与Microsoft Office24
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