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办公室6S管理制度规定.doc

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办公室6S管理制度规定.doc

办公室6S管理制度规定1.彻底落实办公室个人责任区制度。办公室个人责任区是指个人的桌面、抽屉、电脑、文件架以及个人办公室的地面、桌洞、墙面、天花板、窗台以及相关办公设备和设施。每个人均有责任做好个人责任区的6S工作;落实“个人责任区负责”制度。2.办公桌桌面除文件、电脑、口杯、电话、文具外,不允许放其他物品;文具必须竖放。办公用品一般的常用品笔、订书机、即时帖、便条纸、橡皮、计算器,可以集中放在办公桌的一定区域内,电脑线、网线、电话线均需扎起来有序放置;人离开半小时以上应将桌面收拾干净。3.个人抽屉(柜)管理每星期整理一次,对三个月内用不到的东西,应从抽屉里清理走,最下面一个抽屉用于存放私人物品;抽屉内物品要分类好。第一层放个人的参考资料(文件夹、辞典、手册、商品目录等)及不常用文具;第二层放文件卷宗(各种信息、草拟的文件材料等);第三层放私人物品。同一方位(方向)按同一位置摆放。以上三层物品均需分类摆放整齐并贴上统一的标签。4.文件整理(1)文件不用均要放入文件夹,且要摆放整齐。文件夹太多而无法放下,应将文件夹整齐有序的排放在办公桌上。文件架(柜)要每半个月整理一次,对舍弃的文件、资料,应遵照安全、保密的原则进行销毁。必要文件送档案室归档。(2)文件夹都要有相应的标识,每份文件都应有相应的编号.若有变动,标签应及时更新.将必要(有效)的文件按照待处理、处理中和已处理分类放置,此外还有机密类文件。文件夹分两类三种,文件双夹和快劳夹(5CM和7CM)(文档标签见附件)(3)文件统一放在文件架当中,文件架放在手方便拿的地方,且在相同办公室内统一规格位置摆放。5.电脑管理(1)严禁用本公司电脑做非工作使用,否则按相关规定给予处罚。(2)将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置,此外还有机密类文件。根据应用情况应将分为每日必用、常用和常不用三种,常不用的文件要尽快处置。(3)桌面和硬盘里的电子文档、资料分类必须条理清晰,分类放置,方便简洁。(4)做一个临时性的信夹,把不能立即处理的信件放在里面,必须保存的东西则放在信件保存册里。(5)重要邮件应该及时备份;电脑硬盘中应专门建立一个文件夹,不能处理的邮件存放在里面。(6)为了减轻服务器负担,提高响应速度,办公自动化中已看邮件不能超过一定数量,经理不得超过100封,员工不得超过30封。系统管理员不定期抽查。(7)电子文件需要永久、长期保存的,应形成纸质和办公软件等双套介质材料归档保存。(8)电脑摆放位置桌面线洞直角处45度方向。6.严禁用本公司电话做非工作使用,否则按相关规定给予处罚。7.桌底除电脑主机,垃圾筒,抽屉柜,坐椅外不准放其他物件。8坐椅靠背、坐椅一律不能放任何物品,人离开时椅子调正,离开半个小时以上,椅子应放回桌洞内。9.禁止在办公室内随意张贴文件、通知、宣传品等。10.任何人不得在办公室内吸烟。发现员工在禁烟区吸烟,按有关规定进行处罚;11.接听电话及接待来访客人时言行应大方得体。12.工作时间提倡使用普通话,文明用言,严禁脏话,嬉闹或者开不文明的玩笑。13.注意仪表与形象,做到着装整齐,梳妆适宜,以饱满的精神投入工作。14.总裁办不定期进行抽查,月末进行统计.每人每月总分一百分,对每次检查到违反规定的员工扣5分。对每月统计被扣5分者给予警告处分,被每月统计扣10分者扣发当月工资50元,每月统计扣15分者100元,以此类推;每月检查及奖惩结果将于公告栏公布。每月办公室所有员工得分的平均分作为该办公室当月得分,对连续两个月排名第一名的办公室员工给予每人50元的奖励;对连续两个月排名最后的办公室员工扣发50元。年终将每位员工每月得分相加,得分最高者评为“6S先进个人”给予精神、物质奖励。15.请各部门员工自觉遵守以上规定,若是因个人的办公物品摆放太混乱而影响办公室的整体美观,一经查到,将对责任人处以20元罚款交至财务处,并对部门经理或课长提出批评。

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